Politique de Confidentialité

1. Qui sommes-nous ?

EducGest est une plateforme en ligne de gestion d'établissements scolaires éditée par DENAKPO Brice N. Christ Roi, IFU 0202451431185, établi à Cotonou (Bénin).

Les rôles sont répartis ainsi :

• L'établissement scolaire est responsable du traitement des données de ses élèves, de leurs parents et de son personnel. C'est lui qui décide quelles données il enregistre et ce qu'il en fait. EducGest les traite pour son compte, en qualité de sous-traitant, et uniquement selon ses instructions.
• EducGest est responsable du traitement des données nécessaires à la relation avec ses propres clients et partenaires : compte de l'établissement, facturation de l'abonnement, programme partenaire et fréquentation du site.

2. Données collectées

• Établissement et utilisateurs : nom de l'école, adresse, pays, devise, téléphone, e-mail, nom et rôle de chaque utilisateur (direction, secrétariat, comptabilité, enseignants), identifiants de connexion.
• Élèves : nom, prénoms, date et lieu de naissance, sexe, matricule, classe, photo (cartes scolaires), notes, bulletins, absences, situation financière (frais, paiements, impayés), inscriptions à la cantine ou au transport, documents fournis à l'inscription (acte de naissance, anciens bulletins).
• Données de santé : lorsque l'établissement utilise le module infirmerie, les visites et soins enregistrés. Ces données sensibles ne sont visibles que par les utilisateurs que l'établissement a expressément autorisés.
• Parents et tuteurs : nom, lien avec l'élève, numéro de téléphone (y compris WhatsApp), e-mail, paiements effectués depuis le portail parents.
• Personnel de l'établissement : lorsque le module ressources humaines est utilisé, contrats, salaires, avances, congés et fiches de paie.
• Communications : contenu et statut de distribution des SMS, messages WhatsApp et e-mails envoyés depuis la plateforme.
• Facturation : abonnements souscrits, factures, références des paiements. EducGest ne reçoit ni ne conserve les numéros de carte bancaire ou les codes Mobile Money : ils sont saisis directement chez le prestataire de paiement.
• Partenaires : identité, coordonnées, coordonnées de versement des commissions.
• Données techniques : adresse IP, navigateur, dates de connexion, journal des actions effectuées dans la plateforme.

3. Utilisation des données

Les données servent uniquement à :

• fournir les services de la plateforme : inscriptions, scolarité, notes et bulletins, finances, cantine, transport, ressources humaines, cartes scolaires, site vitrine ;
• permettre à l'établissement d'informer les parents par SMS, WhatsApp ou e-mail (notes, absences, impayés, annonces) et de leur ouvrir le portail parents ;
• vérifier l'identité des utilisateurs à la connexion, par un code envoyé par e-mail, SMS ou WhatsApp ;
• facturer les abonnements, encaisser les paiements et, lorsque l'établissement l'active, certifier ses factures auprès de l'administration fiscale ;
• envoyer à l'établissement les informations sur son compte : rappels d'échéance, factures, annonces du service ;
• assurer le support, la sécurité de la plateforme et la prévention de la fraude ;
• mesurer la fréquentation du site afin de l'améliorer.

EducGest ne vend ni ne loue aucune donnée, et n'utilise pas les données des élèves ou des parents à des fins publicitaires.

4. Destinataires des données

Les données d'un établissement ne sont visibles que par les utilisateurs de cet établissement, selon les droits qu'il leur attribue. Les parents ne voient sur le portail que les informations de leurs propres enfants. L'équipe EducGest n'y accède que pour le support ou la maintenance.

EducGest fait appel aux prestataires suivants, qui ne reçoivent que les données nécessaires à leur mission :

• Contabo : hébergement des serveurs et des sauvegardes.
• Kkiapay : paiement des abonnements, des sites vitrines et des frais de scolarité réglés par les parents (Mobile Money, carte bancaire).
• FedaPay : paiement des recharges de crédits SMS.
• HSMS : envoi des SMS (numéro du destinataire et texte du message).
• WhatsApp (Meta) : envoi des messages WhatsApp, par l'API officielle WhatsApp Business ou par une passerelle technique connectée à WhatsApp (numéro du destinataire et texte du message).
• Prestataire d'envoi d'e-mails : envoi des e-mails (adresse du destinataire et contenu).
• Google : mesure de fréquentation (Google Analytics) et chargement des polices de caractères.

D'autres destinataires peuvent recevoir des données à la demande de l'établissement ou lorsque la loi l'exige :

• Direction Générale des Impôts du Bénin (e-MECeF) : lorsque l'établissement active la facturation normalisée, les données de ses factures sont transmises pour certification.
• Exports réalisés par l'établissement (par exemple les fichiers destinés à EducMaster ou aux examens) : l'établissement les télécharge et les transmet lui-même ; EducGest ne les envoie pas.
• Autorités : sur réquisition légale d'une autorité judiciaire ou administrative compétente.

Les partenaires du programme de parrainage voient uniquement les informations nécessaires au suivi de leurs commissions. Ils n'ont aucun accès aux données des élèves, des parents ou du personnel.

5. Hébergement et transferts hors du pays

Les données sont hébergées par Contabo dans un centre de données situé dans l'Union européenne, où s'applique le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Les données sont donc conservées hors du pays de l'établissement.

Certains prestataires listés ci-dessus, notamment Meta (WhatsApp) et Google, peuvent traiter des données dans d'autres pays, y compris aux États-Unis. Ces transferts se limitent à ce qui est nécessaire au service demandé : par exemple, pour un message WhatsApp, le numéro du parent et le texte du message.

EducGest choisit des prestataires qui offrent des garanties de sécurité et de confidentialité, et accomplit les formalités prévues par la loi pour ces transferts.

6. Durées de conservation

Avant toute suppression liée à un abonnement expiré ou à un essai non converti, l'établissement est prévenu par e-mail au moins 30 jours à l'avance. Il peut, pendant ce délai, renouveler son abonnement ou demander l'export de ses données.

7. Sécurité

• Toutes les communications avec la plateforme sont chiffrées (HTTPS).
• Les mots de passe sont stockés sous forme chiffrée irréversible ; la connexion peut être confirmée par un code à usage unique.
• Les données de chaque établissement sont isolées de celles des autres établissements.
• Chaque utilisateur n'accède qu'aux fonctions et données autorisées par son rôle, défini par l'établissement.
• Les sessions inactives sont fermées automatiquement.
• Les données sont sauvegardées automatiquement chaque jour.

En cas de violation de données susceptible de concerner un établissement, EducGest l'en informe dans les meilleurs délais, afin qu'il puisse remplir ses propres obligations envers les personnes concernées et l'autorité de protection des données.

8. Données des enfants

La plupart des élèves sont mineurs. Leurs données sont enregistrées par l'établissement, ou par leurs parents lors d'une inscription en ligne, et jamais collectées directement auprès des enfants. Le portail parents est réservé aux parents et tuteurs, qui s'y connectent avec le matricule de l'élève et un code reçu sur leur téléphone.

Les droits des élèves mineurs sont exercés par leurs parents ou tuteurs légaux.

9. Vos droits

Toute personne dont les données sont traitées dans EducGest dispose des droits suivants :

• accès : savoir quelles données la concernent et en obtenir une copie ;
• rectification : faire corriger des données inexactes ;
• effacement : faire supprimer des données, dans les limites prévues par la loi ;
• opposition : s'opposer à un traitement pour un motif légitime, et notamment refuser de recevoir des messages qui ne sont pas indispensables à la scolarité.

Parents, élèves et personnel : adressez votre demande en priorité à l'établissement scolaire, qui est responsable de vos données. EducGest l'aide à y répondre. Vous pouvez aussi nous écrire ; nous transmettrons votre demande à l'établissement concerné.

Établissements et partenaires : écrivez-nous directement à contact@educgest.com. Nous répondons dans un délai d'un mois.

Vous pouvez également saisir l'autorité de protection des données de votre pays :

• Bénin : Autorité de Protection des Données à caractère Personnel (APDP), en application de la loi n° 2017-20 portant Code du numérique ;
• Togo : Instance de Protection des Données à Caractère Personnel (IPDCP), en application de la loi n° 2019-014 du 29 octobre 2019 ;
• Côte d'Ivoire : Autorité de Régulation des Télécommunications/TIC de Côte d'Ivoire (ARTCI), en application de la loi n° 2013-450 du 19 juin 2013.

10. Cookies

EducGest utilise :

• des cookies indispensables au fonctionnement du site : maintien de la connexion, sécurité des formulaires, préférences d'affichage, masquage d'un avertissement déjà lu ;
• un cookie de parrainage, déposé lorsque vous arrivez par le lien d'un partenaire, pour lui attribuer l'inscription de votre établissement ;
• des cookies de mesure d'audience (Google Analytics), pour connaître la fréquentation des pages.

Aucun cookie publicitaire n'est utilisé. Vous pouvez bloquer ou supprimer les cookies depuis les réglages de votre navigateur ; sans les cookies indispensables, la connexion à la plateforme ne fonctionne pas.

11. Modifications

Cette politique peut évoluer, notamment lorsque de nouvelles fonctions ou de nouveaux prestataires sont ajoutés. La date de dernière mise à jour figure en haut de la page. En cas de changement important, les établissements sont prévenus par e-mail ou par un message dans la plateforme.

12. Contact

Pour toute question sur vos données ou pour exercer vos droits :

• E-mail : contact@educgest.com
• Téléphone : +229 01 53 22 20 63
• Adresse : DENAKPO Brice N. Christ Roi, Cotonou, Bénin